Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

ValFox GmbH
Lettenweg 46
CH - 4123 Allschwil 1
Schweiz

E-Mail: webcontact@valfox.ch
Telefon: +41 61 511 5554

2. Grundsatz

ValFox bearbeitet Personendaten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Bereitstellung des Kundenbereichs sowie die Sicherheit der Systeme erforderlich ist.

Die öffentliche Website verwendet weder Cookies und noch Besucher-Tracking in einer anderen Form.

3. Sprache und technische Session

Die Website ist in Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar. Beim ersten Aufruf wird die vom Browser übermittelte bevorzugte Sprache ausgewertet. Eine manuelle Sprachwahl ist jederzeit möglich.

Für die Dauer eines Besuchs wird eine technische PHP-Session verwendet. Die Session-ID wird nicht in einem Cookie und nicht sichtbar in der URL gespeichert, sondern bei internen Seitenwechseln technisch weitergegeben. Die Session dient insbesondere der Sprachwahl, dem Schutz von Formularen und – soweit erforderlich – der Begrenzung bzw. Sperrung von Fehlversuchen im Kundenbereich.

4. Server- und Verbindungsdaten

Beim Abruf der Website entstehen auf dem Webserver technisch bedingt Verbindungs- und Serverdaten. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, Browser- bzw. User-Agent-Angaben sowie technische Statusinformationen gehören.

Soweit der Hostinganbieter eigene Serverprotokolle führt, gelten ergänzend dessen technische und datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen.

5. Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular verwenden, verarbeitet ValFox die von Ihnen eingegebenen Angaben. Dazu gehören insbesondere:

• Name
• E-Mail-Adresse
• optional Telefonnummer
• Nachricht
• optional Name und Inhalt eines hochgeladenen Attachments
• gewählte Sprache der Website

Die Angaben werden für die Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage verwendet.

Vor dem Versand wird die angegebene E-Mail-Adresse technisch geprüft. Dazu gehören eine Syntaxprüfung, die Prüfung der Maildomain über DNS (MX sowie gegebenenfalls A/AAAA) und eine begrenzte SMTP-Empfängerprüfung beim zuständigen Mailserver. Bei dieser Prüfung wird keine eigentliche Nachricht an den fremden Mailserver übertragen. Eine E-Mail-Adresse kann technisch dennoch nicht mit hundertprozentiger Sicherheit auf ihre tatsächliche Existenz oder Erreichbarkeit geprüft werden.

Die Anfrage wird an ValFox per E-Mail übermittelt. Zusätzlich wird eine technische Benachrichtigung über den gesicherten Messengerdienst Threema versandt. Ein Attachment wird nicht über Threema übertragen; dort wird nur dessen Dateiname genannt.

Der Absender erhält nach erfolgreicher Verarbeitung eine Bestätigungsmail mit einer Kopie seiner Eingaben. Das Attachment selbst wird dieser Bestätigung nicht beigefügt; es wird nur dessen Dateiname aufgeführt.

Für die Behandlung technisch unzustellbarer E-Mails verwendet ValFox eine separate Bounce-Adresse.

6. Technische Informationen bei Kontaktanfragen

Zur technischen Nachvollziehbarkeit einer Kontaktanfrage und zur Erkennung möglicher missbräuchlicher oder betrügerischer Nutzung werden bei einer gültigen Formularübermittlung zusätzliche technische Angaben erfasst und an ValFox übermittelt. Dazu können gehören:

• IPv4- oder IPv6-Adresse
• Betriebssystem
• Browser
• vollständiger User-Agent
• vom Browser übermittelte Sprachpräferenzen
• Datum und Uhrzeit der Übermittlung
• technische Referenznummer der Anfrage

Zusätzlich wird bei einer gültigen Kontaktanfrage eine IP-basierte ungefähre Geolokalisierung durchgeführt. Hierzu wird die IP-Adresse an den dafür konfigurierten Geolokalisierungsdienst übermittelt. Als Ergebnis können – soweit verfügbar – Land, Region, Ort, Postleitzahl, ungefähre Koordinaten, Zeitzone, Internetanbieter, Organisation und ASN verarbeitet werden.

Die Geolokalisierung ist technisch bedingt nur eine Näherung und stellt keine präzise Standortbestimmung dar.

7. Attachments

Optionale Attachments werden vor der Verarbeitung auf zulässige Dateiendungen, Dateigrösse und erkannte Dateitypen geprüft. Potenziell gefährliche oder nicht zugelassene Formate werden zurückgewiesen.

Wenn eine Formularprüfung fehlschlägt, kann ein bereits gültig hochgeladenes Attachment für kurze Zeit serverseitig und an die aktuelle Session gebunden zwischengespeichert werden, damit es nach der Korrektur der Eingaben nicht erneut ausgewählt werden muss. Die technische Zwischenspeicherung ist auf 30 Minuten ausgelegt und wird bei erfolgreichem Versand bzw. beim ausdrücklichen Löschen des Attachments beendet.

8. Kundenbereich und Login-Protokoll

Beim Kundenbereich werden Fehlversuche protokolliert, um automatisierte oder missbräuchliche Login-Versuche erkennen zu können. Das Protokoll kann folgende Angaben enthalten:

• technische Session-ID
• Datum und Uhrzeit in der Zeitzone Europe/Zurich
• IPv4- oder IPv6-Adresse
• Betriebssystem
• Browser
• vollständiger User-Agent
• Browser-Sprachangaben
• Anzahl der Login-Versuche innerhalb der Session
• Information, ob der Kundenbereich für die betreffende Session gesperrt wurde

Benutzername und Passwort werden nicht in diesem Login-Protokoll gespeichert. Nach mehreren Fehlversuchen kann der Zugang für die aktuelle Session gesperrt werden.

9. Mail- und Fehlerprotokolle

Für die technische Überwachung des Kontaktformulars führt ValFox ein Versandprotokoll. Es dient der Diagnose, ob eine Nachricht vom Mailtransport zur Weiterleitung angenommen oder unmittelbar zurückgewiesen wurde. Eine positive Protokollmeldung garantiert nicht die endgültige Zustellung beim Empfänger.

10. Externe technische Empfänger und Dienste

Im Zusammenhang mit den oben beschriebenen Funktionen können Daten an technische Dienstleister bzw. Kommunikationspartner übermittelt werden. Dies betrifft insbesondere:

• den Hosting- und Mailanbieter der ValFox-Website
• die beteiligten Mailserver beim Versand und bei der technischen Empfängerprüfung
• Threema für die technische Benachrichtigung über neue Kontaktanfragen
• den konfigurierten Dienst für die IP-basierte ungefähre Geolokalisierung

11. Zwecke der Datenbearbeitung

Die Datenbearbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Betrieb und technische Bereitstellung der Website
• Sprachsteuerung und Sitzungsverwaltung
• Entgegennahme, Bearbeitung und Beantwortung von Kontaktanfragen
• Prüfung der technischen Erreichbarkeit eingegebener E-Mail-Adressen
• sichere Übermittlung von Kontaktanfragen
• Betrieb und Schutz des Kundenbereichs
• Erkennung, Analyse und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe
• Fehleranalyse und Sicherstellung des technischen Betriebs

12. Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertragliche Pflichten eine längere Aufbewahrung verlangen.

Temporär gespeicherte Kontaktformular-Attachments werden technisch nach maximal 30 Minuten entfernt. Kontaktanfragen, Mailprotokolle, Login-Protokolle und allfällige Serverlogs werden gemäss den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt respektive gelöscht.

13. Datensicherheit

ValFox trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der über die Website verarbeiteten Daten. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung per HTTPS, Zugriffsbeschränkungen auf Konfigurations- und Logdateien, serverseitige Formularprüfungen sowie technische Schutzmechanismen gegen missbräuchliche Eingaben und wiederholte Login-Versuche.

Ein absoluter Schutz bei der elektronischen Datenübertragung kann technisch nicht garantiert werden.

14. Rechte betroffener Personen

Personen, deren Daten durch ValFox bearbeitet werden, können sich bei Fragen zur Bearbeitung ihrer Personendaten oder zur Wahrnehmung der ihnen zustehenden Datenschutzrechte an ValFox wenden.

Kontakt: webcontact@valfox.ch

15. Änderungen

ValFox kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Website, die eingesetzten technischen Verfahren oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Massgebend ist die jeweils auf valfox.ch veröffentlichte Fassung.